Инжиниринг бизнес-процессов. Создание новой организационной структуры

Руководство приняло решение о необходимости кардинального разделения функций клиентского сервиса, управления проектами и юридического сопровождения. Основной целью было освобождение менеджеров от непрофильной нагрузки, ускорение процессов обслуживания клиентов и внедрение системы двойного юридического контроля для минимизации рисков и повышения юридической чистоты сделок

Детализация реализации проекта

Аудит бизнес-процессов

Был проведен всесторонний аудит существующего бизнес-процесса управления проектами. В ходе аудита были выявлены ключевые точки, где требовалось делегирование юридических функций и обязательная правовая проверка. Это позволило точно определить объемы работы для нового департамента и его интеграцию в текущую структуру.

Стандартизация юридических процессов

В рамках новосозданного юридического отдела были разработаны и внедрены стандартизированные операционные процедуры (СОП) для:

• Заключения клиентских договоров.
• Правового сопровождения текущих проектов.
• Участия в тендерных и закупочных процедурах.
• Ведения кадрового делопроизводства.
• Заключения общехозяйственных договоров

Это обеспечило единообразие, прозрачность и эффективность юридической деятельности.

Формирование правовой базы знаний

На основе анализа опыта управления проектами была создана обширная правовая база знаний. Она включает в себя:

• Регламенты и инструкции.
• Шаблоны всех необходимых документов.
• Чек-листы для различных юридических процедур.

Эта база служит мощным инструментом для защиты интересов компании и поддержания высокого уровня клиентского сервиса.

Оптимизация тендерной документации

Для решения проблемы активного вовлечения научных специалистов в подготовку тендерной документации был разработан электронный архив тендерной документации. Он содержит шаблоны, инструкции, чек-листы, регламенты и примеры заполнения документов, что позволило:

• Значительно сократить время на подготовку.
• Минимизировать количество ошибок.
• Освободить научных специалистов для их основной деятельности.

Автоматизация договорной работы и финансового планирования

Вся договорная работа была структурирована в единой системе учета договоров с регламентами архивации, обеспечивающими сохранность коммерческой информации. Совместно с финансовым отделом был реализован платежный календарь, который позволил эффективно планировать платежи и формировать ежемесячный бюджет компании, избегая кассовых разрывов и просрочек.

Внедрение типовых форм договоров

Для рутинных общехозяйственных договоров были внедрены типовые формы и чек-листы, учитывающие различные категории договоров по доходности и предмету. Определены критические условия и критерии выбора подрядчиков для минимизации рисков убытков, претензионной работы и судебных разбирательств.

Автоматизация в Битрикс24

Все перечисленные бизнес-процессы были автоматизированы в системе Битрикс24. Эта комплексная автоматизация позволила:

• Снизить нагрузку на сотрудников.
• Исключить человеческие ошибки.
• Гарантировать своевременное выполнение всех проектов.